Главная | Автоюрист | Провести совещание на тему

Техника проведения совещания


Когда люди, красные от духоты, теряя самообладание от усталости, начинают пытаться перекричать друг друга в попытке найти правильное решение? Когда каждое совещание кончается ничем, а все участники клянутся себе, что больше никогда снова не соберутся на эти бессмысленные встречи? Проведение совещаний — это один из ключевых методов управления персоналом, однако делать это эффективно не так просто. В этой статье мы говорим о совещаниях, которые назначены для решения конкретных вопросов. О том, как использовать совещания в качестве инструмента регулярного контроля, можно узнать в статье о формах системной коммуникации.

Из чего складывается эффективность совещания? Если применять к оценке эффективности совещаний популярную логику расчета окупаемости инвестиций ROI, return on investment , то получится примерно следующее: Эта статья посвящена тому, чтобы научить тебя извлекать максимум из совещаний при минимальных временных и эмоциональных потерях участников. Подготовка к проведению совещания А нужно ли именно совещание? Чем меньше совещаний, тем лучше. Совещание нужно только в тех редких случаях, когда другие способы общения будут менее эффективны.

Как правило, должны совпасть несколько из следующих условий: Обсуждаемая тема настолько сложна, что участникам необходимо вместе смотреть на визуальные материалы, чтобы не выпадать из потока обсуждения. Например, обсуждается архитектура сущностей базы данных или сложный бизнес-процесс проверки кредитной заявки. Обсуждаемая тема настолько срочна, что выработка плана действий на эту тему по электронной почте затратит непозволительно большое количество времени.

Провести совещание на тему этом

Обсуждаемая тема настолько важна, что ее важность перекрывает любые возможные временные затраты участников группы на проведение совещания. В остальных случаях можно смело отказываться от сбора совещания в пользу обсуждения по электронной почте или телефону. Четко обозначь цель и повестку совещания Как и любое другое начинание, без четко выраженной цели совещание обречено на провал.

Цель любого совещания — разработать конкретный план действий. Любая другая постановка цели может привести к тому, что совещание не будет иметь никаких последствий.

Поделиться

Поэтому при назначении встречи четко перечисли участникам, план действий по решению какой проблемы или проблем ты хочешь получить и разошли им получившуюся повестку. Письменная повестка позволит людям удостовериться, что они не потратят время в бесцельном обсуждении, а обсуждаемые вопросы будут относиться к их сфере интересов.

Они придут на встречу, заранее проработав обсуждаемые вопросы, подготовив данные и предложения.

Удивительно, но факт! Можно сразу поставить проблемные вопросы, о которых пойдет речь. В пылу обсуждения участники могут позволить себе замечания, которые другие могут воспринять на личный счет.

На случай, если для совещания не хватит отведенного времени, вопросы в повестке должны быть отсортированы по убыванию важности тогда вы успеете обсудить самое важное или по возрастанию сложности тогда вы успеете закрыть максимум вопросов. Не приглашай лишних участников Каждый человек на совещании неизбежно будет тратить общее время своими выступлениями и вопросами, будь-то из искреннего интереса к проблеме или чтобы просто оправдать свое присутствие.

При этом вероятность того, что дополнительный человек будет знать что-то, чего не знают другие, уменьшается с ростом числа участников. То есть, вдобавок к очевидному росту временных затрат группы, увеличение числа участников уменьшает эффективность обсуждения. Рекомендуется не превышать границу в 5 участников.

Обладает ли он исключительными знаниями предмета, которыми не обладают другие участники совещания? Затрагивает ли обсуждаемая тема его интересы? Не совпадают ли его интересы с интересами любого другого участника? Готов ли этот человек к конструктивному обсуждению? Достаточно ли будет просто известить ли этого человека о результатах совещания?

Проведение совещания 7 правил проведения эффективных собраний: Один говорит… Не давай участникам перебивать друг друга. Мало того, что это проявление неуважения, так скорее всего, в момент одновременного говорения участники не пытаются друг друга понять, что не идет на пользу совещанию в целом. Залог эффективного обсуждения в том, чтобы все в группе следили за тем, что говорится в группе. Несмотря на то, что, уставая, люди хотят расслабиться и поговорить на отвлеченные темы, любой подобный уход в сторону тратит время всех участвующих и отдаляет вас от достижения решения.

Мягко возвращай всех к теме обсуждения. Боритесь с проблемой, а не с людьми.

Провести совещание на тему достигла

В пылу обсуждения участники могут позволить себе замечания, которые другие могут воспринять на личный счет. Это можешь делать ты или другой участник, которому ты поручишь роль секретаря собрания. Без фиксации группа начнет забывать те факты или выводы, которые были произведены, и эффективность процесса неминуемо упадет. Кроме того, записи помогают группе экономить время, позволяя говорящему просто указывать на ту или иную часть записей вместо того, чтобы подробно объяснять, что конкретно из уже сказанного он имеет сейчас в виду.

Фиксация должна происходить на листе бумаги, который виден всей группе, или на доске, висящей на стене. Используй метод помидора работать циклами, подразумевающими 5-минутный отдых через каждые 25 минут работы.

Провести совещание на тему вид немало

По моему опыту, совещания, длящиеся более полутора часов, вовсе теряют свою эффективность в силу усталости участников. Подобные совещания лучше прервать, перенеся продолжение на другой день. Если группа больше не нужна, расходитесь. По мере обсуждения проблемы остается все меньше и меньше сложных вопросов, требующих всеобщего обсуждения.

Выбор читателей

Если ты понимаешь, что проблема распалась на несколько задач, требующих индивидуального исполнения, нет смысла тратить общее время на групповое обсуждение — совещание нужно завершать. Если же собрание заканчивать еще рано, но уже есть люди, знания которых в дальнейшем обсуждении не потребуются или интересы которых более не будут затрагиваться, отпусти их.

Роль организатора собрания Организатор совещания, то есть ты, отвечает за то, чтобы оно не прошло зря. Этот план фиксируется в протоколе совещания. В протоколе важна не форма, а содержание. А как проходят ваши совещания? Каким было самое неэффективное совещание, на котором вы были? Как сделать совещание наиболее эффективным?

Читайте также:

  • Бланк договора купли продажи автомобиля между юридическими лицами образец
  • Налог при продаже недвижимости в собственности менее 3 лет
  • Где лучше страховать машину осаго
  • Мотивационная политика в организации
  • Консультация юриста

    rusbomond.ru